Αίθουσες συναντήσεων και boardroom: εκεί όπου αποφασίζεται

Περισσότερες μικρές παρά μεγάλες. Τα περισσότερα ελληνικά γραφεία έχουν μία αντιπροσωπευτική αίθουσα δώδεκα ατόμων και δύο μικρά δωμάτια, ενώ θα έπρεπε να είναι το αντίστροφο: για 60 άτομα η εμπειρία δείχνει τέσσερα έως έξι δωμάτια δύο-τεσσάρων ατόμων, δύο αίθουσες έξι-οκτώ και μία αίθουσα δώδεκα-δεκατεσσάρων που χρησιμεύει και ως αίθουσα συμβουλίου. Η υβριδική εργασία αυξάνει ακόμη περισσότερο την ανάγκη για μικρά δωμάτια, γιατί οι τηλεδιασκέψεις μεταφέρονται από το γραφείο πίσω από μια πόρτα. Πριν σχεδιάσετε, μετρήστε τις συναντήσεις για έναν μήνα: συμμετέχοντες στην αίθουσα, συμμετέχοντες στην οθόνη, διάρκεια και αν η αίθουσα ήταν πολύ μεγάλη ή πολύ μικρή. Οι αριθμοί εκπλήσσουν σχεδόν πάντα προς μικρότερες αίθουσες και συντομότερες συναντήσεις από ό,τι υπέθετε κανείς – και δίνουν καλύτερη βάση από τον αριθμό των αιθουσών του παλιού γραφείου.

Με βάση την κάμερα, όχι τον κατάλογο. Σε μια αίθουσα όπου η οθόνη βρίσκεται στον κοντό τοίχο, η κάμερα βλέπει μια σφήνα του χώρου, και οι συμμετέχοντες έξω από τη σφήνα ή με την πλάτη γυρισμένη εξαφανίζονται για όσους συμμετέχουν από το σπίτι. Ένα μακρύ ορθογώνιο τραπέζι για δώδεκα λειτουργεί επομένως άσχημα στις υβριδικές συναντήσεις, ένα τραπέζι που στενεύει προς την οθόνη ή ένα τραπέζι εγκάρσια, με την οθόνη στον μακρύ τοίχο, δίνει σε όλους ένα πρόσωπο στο κάδρο. Το μέγεθος του τραπεζιού καθορίζεται από τον πραγματικό αριθμό συμμετεχόντων, όχι από τον μέγιστο: ένα τραπέζι για οκτώ σε αίθουσα όπου κάθονται πέντε δίνει μια συνάντηση όπου οι άνθρωποι βλέπονται. Η άκρη του τραπεζιού πρέπει επίσης να κρατά απόσταση από τον τοίχο, ώστε να μπορεί κανείς να περάσει πίσω από έναν καθιστό συμμετέχοντα χωρίς να του ζητήσει να μετακινηθεί. Ακούγεται αυτονόητο και δεν τηρείται σε δύο στις τρεις ελληνικές αίθουσες συναντήσεων.

Εμπιστευτικότητα, άνεση καθίσματος και τεχνολογία που δεν αποτυγχάνει μπροστά στα μη εκτελεστικά μέλη και στους ορκωτούς ελεγκτές. Οι συνεδριάσεις των διοικητικών συμβουλίων στις ελληνικές εταιρείες διαρκούν συνήθως τρεις έως πέντε ώρες, συχνά με τον ορκωτό ελεγκτή και εξωτερικά μέλη στο τραπέζι, και οι καρέκλες πρέπει να επιλεγούν για αυτή τη διάρκεια: ταπετσαρισμένες, με ρυθμιζόμενο ύψος καθίσματος και πλάτη που δεν αναγκάζει σε στάση προσοχής. Το τραπέζι πρέπει να έχει κρυφή όδευση καλωδίων και πρίζα σε κάθε θέση, ώστε τα φορητά και τα tablet να μη μαλώνουν για την πρίζα. Η ακουστική πρέπει να εξασφαλίζει ότι όσα λέγονται για στρατηγική, εξαγορές ή διοίκηση δεν παρακολουθούνται από τον διάδρομο, κάτι που απαιτεί τεκμηριωμένη ηχομόνωση σε τοίχους και πόρτα, όχι μόνο ακουστική οροφή. Τέλος, η αίθουσα πρέπει να χρησιμεύει σε κάτι άλλο ανάμεσα στις συνεδριάσεις, γιατί μια αίθουσα συμβουλίου άδεια 340 μέρες τον χρόνο είναι ακριβό τετραγωνικό σε κάθε ελληνική πόλη.

Επενδύοντας τουλάχιστον δύο από τους τέσσερις τοίχους και την οροφή με ηχοαπορροφητικό υλικό και βάζοντας δάπεδο που δεν επιστρέφει τον ήχο. Οι γυάλινοι τοίχοι είναι σκληροί και παράλληλοι, και μια αίθουσα με γυαλί σε δύο πλευρές και γυψοσανίδα στις άλλες δύο έχει αντήχηση που κάνει τις τηλεδιασκέψεις κουραστικές και τις μακρές συναντήσεις εξαντλητικές. Ηχοαπορροφητικά πάνελ στους δύο τοίχους γυψοσανίδας, ακουστική οροφή με τεκμηριωμένες τιμές και μοκέτα ή υφασμάτινο δάπεδο λύνουν το μεγαλύτερο μέρος, οι ταπετσαρισμένες καρέκλες και μια επιφάνεια τραπεζιού που δεν είναι γυάλινη λύνουν το υπόλοιπο. Η εμπιστευτικότητα είναι άλλο ζήτημα: την καθορίζει η στεγανότητα του γυάλινου τοίχου και της πόρτας, που πρέπει να προδιαγραφεί και να τεκμηριωθεί στην αγορά. Μια αίθουσα μπορεί να έχει καλή ακουστική εσωτερικά και όμως να αφήνει κάθε λέξη να περνά στον διάδρομο, και το αντίστροφο. Και τα δύο σχεδιάζονται, και κανένα δεν σώζεται με μια μοκέτα εκ των υστέρων.

Η οθόνη στο ύψος των ματιών των καθιστών συμμετεχόντων, στον τοίχο που δίνει στην κάμερα την ευρύτερη θέα του τραπεζιού, με την κάμερα ακριβώς κάτω ή πάνω από το κέντρο της οθόνης, ώστε όποιος κοιτάζει την οθόνη να κοιτάζει και την κάμερα. Το συχνότερο λάθος είναι η οθόνη τοποθετημένη πολύ ψηλά, επειδή μπήκε μετά το τραπέζι: οι συμμετέχοντες κοιτούν προς τα πάνω και φαίνονται απόντες σε όσους είναι στο σπίτι. Το δεύτερο είναι το παράθυρο στο φόντο, που με τον ελληνικό ήλιο μετατρέπει όλους στην αίθουσα σε σιλουέτες σχεδόν κάθε μέρα. Το τραπέζι τοποθετείται έτσι ώστε κανείς να μην έχει την πλάτη στην κάμερα, και το μικρόφωνο και το ηχείο μπαίνουν πάνω από το τραπέζι ή επάνω του, όχι στην οθόνη, σε αίθουσες μακρύτερες από πέντε μέτρα. Μια μικρή οθόνη δίπλα στη μεγάλη με τη λίστα των συμμετεχόντων κάνει τη συνάντηση πιο ισότιμη για όποιον συνδέεται από την Κρήτη. Όλα αυτά σχεδιάζονται στο σχέδιο, γιατί η μετακίνηση μιας οθόνης μετά την όδευση των καλωδίων είναι ακριβή.

Μπορεί και πρέπει, αν το γραφείο βρίσκεται σε πόλη όπου το τετραγωνικό κοστίζει. Μια αίθουσα δώδεκα-δεκατεσσάρων ατόμων μπορεί να εξοπλιστεί με σπονδυλωτό τραπέζι που χωρίζεται σε δύο ή τρία, ελαφριές στοιβαζόμενες καρέκλες και μια οθόνη και έναν πίνακα που λειτουργούν σε κάθε διάταξη. Έτσι η αίθουσα χρησιμεύει για εργαστήρια, παρουσιάσεις σε πελάτες και συναντήσεις όλης της εταιρείας όταν το συμβούλιο δεν συνεδριάζει. Προϋπόθεση είναι η αναδιάταξη να γίνεται από ένα άτομο σε λιγότερο από δέκα λεπτά και η αίθουσα να μοιάζει μετά με αίθουσα συμβουλίου και όχι με μαζεμένη σχολική τάξη. Αυτό απαιτεί το τραπέζι και οι καρέκλες να έχουν επιλεγεί από την αρχή για τους δύο ρόλους και η αποθήκευση των επιπλέον καρεκλών και τμημάτων να έχει σχεδιαστεί μέσα στην αίθουσα ή δίπλα της. Χωρίς αυτή την αποθήκευση, η ευελιξία γίνεται ακαταστασία μέσα σε ένα τρίμηνο.