Γραφείο διευθύνοντος συμβούλου: πείθει πριν από την πρώτη λέξη

Η εμπειρία από έργα στην Ελλάδα δείχνει 18 έως 25 τετραγωνικά, αν το γραφείο πρέπει να χωρέσει τη ζώνη εργασίας και μια ζώνη συζήτησης για τρία-τέσσερα άτομα χωρίς υπερβολή. Κάτω από 15 τετραγωνικά, η ζώνη συζήτησης γίνεται δύο καρέκλες μπροστά στο γραφείο και ο επισκέπτης κάθεται σαν να περιμένει απόφαση. Πάνω από 30, ο χώρος αρχίζει να επικοινωνεί μια απόσταση που οι περισσότεροι Έλληνες διευθύνοντες σύμβουλοι δεν θέλουν πια να επικοινωνούν – και που ένας Γερμανός ή Σκανδιναβός συνεργάτης διαβάζει ως σημάδι της κουλτούρας της εταιρείας. Πιο σημαντική από τα τετραγωνικά είναι η κατανομή: περίπου 60 τοις εκατό για τη ζώνη εργασίας με γραφείο και αποθήκευση, το υπόλοιπο για ένα τραπέζι με τρεις-τέσσερις ελαφριές καρέκλες τοποθετημένες έτσι ώστε κανείς να μην έχει την πλάτη στην πόρτα. Αν η κάτοψη δεν επιτρέπει και τις δύο ζώνες, μικραίνει το γραφείο εργασίας, όχι η ζώνη συζήτησης: εκεί κρίνονται οι διαπραγματεύσεις.

Με προδιαγραφή της ηχομονωτικής κλάσης του τοίχου και της πόρτας πριν από την παραγγελία, όχι με την ελπίδα ότι το γυαλί αρκεί. Ένας απλός γυάλινος τοίχος με συνηθισμένους αρμούς απομονώνει πολύ λιγότερο από μια λύση διπλού γυαλιού με σφραγισμένους αρμούς, και η διαφορά ακούγεται καθαρά απέξω με την πόρτα κλειστή. Το αδύναμο σημείο είναι η πόρτα: μια γυάλινη πόρτα χωρίς πατούρα και χωρίς λάστιχο στο κάτω μέρος αφήνει τον ήχο να περάσει ανεξάρτητα από την ποιότητα του τοίχου. Στο εσωτερικό, οι μαλακές επιφάνειες – μοκέτα, ταπετσαρισμένες καρέκλες, ένα ακουστικό πάνελ στον τοίχο πίσω από το γραφείο – χαμηλώνουν τη στάθμη του ήχου, ώστε λιγότερος να φτάνει στο γυαλί. Ζητήστε από τον προμηθευτή τεκμηριωμένες τιμές, όχι περιγραφές, και ελέγξτε αν οι αεραγωγοί του κλιματισμού και το υπερυψωμένο δάπεδο δημιουργούν διαδρομή ήχου γύρω από τον τοίχο. Η οπτική ιδιωτικότητα λύνεται με μια ματ ζώνη στο ύψος των ματιών ή με κουρτίνα που κλείνει μόνο όταν χρειάζεται. Τίποτα από αυτά δεν κοστίζει πολύ στην κλίμακα του έργου, αλλά όλα πρέπει να αποφασιστούν πριν παραγγελθεί ο τοίχος.

Με το παράθυρο στο πλάι ή στην πλάτη, ποτέ μπροστά στην οθόνη, και με σκίαση που ρυθμίζεται χωρίς να σκοτεινιάζει ο χώρος. Στην Ελλάδα το πρόβλημα είναι διπλό: τον χειμώνα ο ήλιος μπαίνει χαμηλά και χτυπά την οθόνη από το πλάι το μεσημέρι, ενώ από τον Μάιο μέχρι τον Οκτώβριο το απόγευμα στον νότο κάνει τη ζώνη του παραθύρου αχρησιμοποίητη χωρίς περσίδες, ιδίως στα κτίρια με ολόγυαλη πρόσοψη της Κηφισίας. Ένα γραφείο που σχεδιάστηκε μια συννεφιασμένη μέρα του Νοεμβρίου ανακαλύπτει το δεύτερο πρόβλημα τον Ιούλιο. Το γραφείο εργασίας τοποθετείται έτσι ώστε το φως να μπαίνει από το πλάι, σε γωνία χωρίς αντανακλάσεις, και η ζώνη συζήτησης έτσι ώστε ο επισκέπτης να μην κάθεται με το πρόσωπο στο παράθυρο. Ο τεχνητός φωτισμός στρώνεται σε τρία επίπεδα: γενικός χωρίς θάμβωση, εργασίας δίπλα στο γραφείο και θερμότερος στη ζώνη συζήτησης. Το σχέδιο φωτισμού σχεδιάζεται για τον Ιούλιο και για τον Δεκέμβριο, όχι για τη μέρα της επίσκεψης στο ακίνητο.

Μπορεί και πρέπει – σε πολλές ελληνικές εταιρείες ακριβώς αυτή η χρήση δικαιολογεί τα τετραγωνικά. Προϋπόθεση είναι η ζώνη συζήτησης να έχει σχεδιαστεί ως ζώνη, με ένα μικρό στρογγυλό ή οβάλ τραπέζι και τρεις-τέσσερις ελαφριές καρέκλες, και όχι ως δύο καρέκλες μπροστά στο γραφείο. Μια μικρή οθόνη στον τοίχο δίπλα στο τραπέζι επιτρέπει τηλεδιάσκεψη χωρίς μετακίνηση σε αίθουσα, κάτι που μετράει καθημερινά σε μια εταιρεία με ομάδες στην Αθήνα, στη Θεσσαλονίκη και στο εξωτερικό την ίδια εβδομάδα. Το γραφείο εργασίας τοποθετείται έτσι ώστε η οθόνη του διευθύνοντος να μη διαβάζεται από το τραπέζι και ώστε να μπορεί να σηκωθεί και να πάει στο τραπέζι χωρίς να ζητήσει από τους επισκέπτες να μετακινηθούν. Αν το γραφείο μπορεί να κρατηθεί από άλλους, μπαίνει στο σύστημα κρατήσεων ως κανονική αίθουσα, με έναν απλό κανόνα: κανένα προσωπικό έγγραφο δεν μένει σε κοινή θέα. Έτσι το γραφείο γίνεται η πιο χρησιμοποιημένη μικρή αίθουσα της εταιρείας, όχι ένας άδειος χώρος με ένα όνομα στην πόρτα.

Ξεκινώντας το brief από την εταιρεία και όχι από τον κατάλογο. Τα γραφεία που επιβιώνουν σε μια αλλαγή διοίκησης είναι διαμορφωμένα στη γλώσσα της εταιρείας: υλικά, χρώματα και αναλογίες που αναγνωρίζονται από την υποδοχή και τις αίθουσες συναντήσεων, ώστε ο χώρος να γίνεται αντιληπτός ως κομμάτι της εταιρείας και όχι ως ιδιωτικό δωμάτιο νοικιασμένο για τη διάρκεια μιας θητείας. Συγκεκριμένα: τουλάχιστον ένα υλικό επαναλαμβάνεται από τους κοινόχρηστους χώρους, ο τοίχος πίσω από το γραφείο είναι η μόνη πραγματική υπογραφή του χώρου και τα προσωπικά αντικείμενα έχουν καθορισμένη θέση. Ένας νέος διευθύνων σύμβουλος πρέπει να μπορεί να εγκατασταθεί με την καρέκλα του και μερικά δικά του αντικείμενα χωρίς να αλλάξει δάπεδο και τοίχους. Στις ελληνικές εταιρείες, όπου η διοίκηση αλλάζει συχνότερα από τον εξοπλισμό, είναι το πιο πρακτικό τεστ για το αν το γραφείο έγινε για τη θέση ή για το πρόσωπο.

Οι ίδιες με κάθε άλλη θέση εργασίας. Η εργατική νομοθεσία δεν κάνει διάκριση ανάλογα με το ποιος καταλαμβάνει τον χώρο: φυσικός φωτισμός, αερισμός, ελάχιστη επιφάνεια και όγκος ανά άτομο, θερμοκρασία και θόρυβος ισχύουν για το γραφείο του διευθύνοντος συμβούλου όπως και για τον ανοιχτό χώρο. Ένα γραφείο χωρίς παράθυρο, που προκύπτει καμιά φορά από μετατροπή αίθουσας συναντήσεων, δεν πληροί τις απαιτήσεις μόνιμης θέσης εργασίας, όσο καλά κι αν είναι διαμορφωμένο. Πέρα από το ελάχιστο μετράει η λειτουργία: το ρυθμιζόμενο σε ύψος γραφείο έπαψε να είναι προνόμιο, η καρέκλα πρέπει να αντέχει ολόκληρη τη μέρα, οι καρέκλες των επισκεπτών μια συζήτηση μιας ώρας. Αξίζει να εμπλακεί ο τεχνικός ασφαλείας στη φάση της μελέτης και όχι στην παραλαβή – και ένα διευθυντικό γραφείο που τηρεί τους ίδιους κανόνες με τον ανοιχτό χώρο στέλνει ένα μήνυμα ισότητας που οι περισσότερες ελληνικές διοικήσεις θέλουν σήμερα να στείλουν.