Ανοιχτός χώρος γραφείων: ζώνες, ησυχία και αντοχή στο καλοκαίρι
Θέσεις εργασίας, ζώνες και ακουστική σχεδιασμένες ως ένα σύστημα – για έναν ελληνικό ανοιχτό χώρο που πρέπει να λειτουργεί Τρίτη και Πέμπτη, όταν έρχονται όλοι, και να τηρεί τη νομοθεσία κάθε μέρα.
Ο ανοιχτός χώρος έφτασε στην Ελλάδα με τις πολυεθνικές, τα κέντρα εξυπηρέτησης και τις τεχνολογικές εταιρείες, και για χρόνια μετριόταν με έναν μόνο χάρακα: πόσα γραφεία χωρούν στον όροφο. Το αποτέλεσμα το ξέρουν όλοι όσοι κάθισαν σε αυτά τα γραφεία – θόρυβος, κανένα σημείο για ένα τηλεφώνημα, αίθουσες συναντήσεων πιασμένες από ένα άτομο σε τηλεδιάσκεψη. Από τότε που η υβριδική εργασία γενικεύθηκε, οι εταιρείες μείωσαν τα τετραγωνικά και πρέπει να χωρέσουν περισσότερες λειτουργίες σε λιγότερα μέτρα. Ο κώδικας για την υγεία και ασφάλεια των εργαζομένων εξακολουθεί να ορίζει το ελάχιστο, αλλά ένας ανοιχτός χώρος που τηρεί μόνο το ελάχιστο δεν είναι μέρος στο οποίο ο εργαζόμενος επιστρέφει από το σπίτι με όρεξη. Η διαφορά ανάμεσα σε έναν χώρο που λειτουργεί και σε έναν που είναι αντικείμενο παραπόνων βρίσκεται σε ό,τι περιβάλλει το γραφείο: στα ντουλάπια που χωρίζουν τον χώρο, στις ηχοαπορροφητικές επιφάνειες εκεί όπου μιλάνε, στους μικρούς χώρους λίγα βήματα από κάθε θέση και στο ντουλαπάκι που δίνει σε όποιον δεν έχει σταθερό γραφείο ένα δικό του μέρος.
Η θέση εργασίας είναι ένα σύστημα: γραφείο, καρέκλα, ακουστική, αποθήκευση και διαίρεση σε ζώνες σχεδιάζονται μαζί, όχι με τη σειρά. Ο ελληνικός ρυθμός εργασίας έχει τις δικές του απαιτήσεις. Η Τρίτη, η Τετάρτη και η Πέμπτη είναι γεμάτες, η Δευτέρα και η Παρασκευή άδειες – ένας ανοιχτός χώρος που λειτουργεί μόνο με μέση πληρότητα αποτυγχάνει δύο μέρες την εβδομάδα. Ο ήλιος είναι πλεονέκτημα και πρόβλημα: οι γυάλινες προσόψεις της Κηφισίας και της Συγγρού κάνουν τις θέσεις δίπλα στο παράθυρο αχρησιμοποίητες τα καλοκαιρινά απογεύματα χωρίς σκίαση, ενώ το κλιματιστικό δουλεύει έξι μήνες τον χρόνο και στεγνώνει τον αέρα. Ο καφές που φτάνει με ντελίβερι στις έντεκα είναι θεσμός που ο χώρος πρέπει να φιλοξενεί χωρίς να ενοχλεί όσους δουλεύουν. Μια καλή μελέτη τα λαμβάνει όλα υπόψη πριν σχεδιάσει το πρώτο γραφείο.
Η La Mercanti σχεδιάζει περιβάλλοντα εργασίας με ιταλικά επιπλοσυστήματα, κατασκευασμένα για δέκα χρόνια καθημερινής χρήσης. Στείλτε μας την κάτοψη, τον αριθμό των εργαζομένων και την κατανομή των ημερών γραφείου – απαντάμε με ένα σχέδιο ζωνών που ξεκινά από την ησυχία.
Έμπνευση
Συχνές Ερωτήσεις
Πόσα τετραγωνικά ανά θέση εργασίας πρέπει να προβλέψουμε ώστε ο ανοιχτός χώρος να έχει ζώνες και όχι μόνο γραφεία;
Δέκα έως δώδεκα τετραγωνικά ανά θέση, συνυπολογίζοντας διαδρόμους, αποθήκευση και το μερίδιο των κοινόχρηστων χώρων. Η νομοθεσία για την υγεία και ασφάλεια ορίζει ελάχιστη επιφάνεια και όγκο ανά εργαζόμενο, αλλά αυτό το ελάχιστο αφορά τη θέση καθαυτή και δεν αφήνει χώρο για τηλεφωνικούς θαλάμους, τραπέζια ομαδικής εργασίας ούτε για ντουλάπια που χωρίζουν τον χώρο. Κάτω από 8 τετραγωνικά ανά θέση, ο χώρος γίνεται στενός όποια κι αν είναι η ποιότητα των επίπλων, και κάθε συζήτηση γίνεται συζήτηση όλων. Με υβριδική εργασία, ο αριθμός των γραφείων μπορεί να μειωθεί στο 70 τοις εκατό περίπου του αριθμού των εργαζομένων, και τα τετραγωνικά που εξοικονομούνται δεν πρέπει να επιστρέψουν στον ιδιοκτήτη αλλά να επενδυθούν σε ό,τι λείπει από σχεδόν κάθε ελληνικό ανοιχτό χώρο: μικρούς χώρους, θέσεις συγκέντρωσης και σημεία όπου μπορεί κανείς να σταθεί όρθιος και να μιλήσει. Ελέγξτε επίσης αν το φυσικό φως φτάνει στις θέσεις συγκέντρωσης, με την προϋπόθεση σκίασης για τα απογεύματα του Ιουλίου.
Πώς σχεδιάζεται ο ανοιχτός χώρος για υβριδική εργασία, με Τρίτη και Πέμπτη γεμάτες και Δευτέρα και Παρασκευή άδειες;
Σχεδιάζοντας για τις γεμάτες μέρες και διαμορφώνοντας για τις άδειες. Την Τρίτη, την Τετάρτη και την Πέμπτη ο ανοιχτός χώρος πρέπει να χωρά όλους χωρίς κανείς να μένει όρθιος, ενώ τη Δευτέρα και την Παρασκευή ο ίδιος χώρος δεν πρέπει να μοιάζει με εγκαταλειμμένη αποθήκη. Η λύση είναι οι γειτονιές: μικρότερες ομάδες θέσεων με δικά τους ντουλαπάκια και δικό τους σημείο συνάντησης, όπου η ομάδα συγκεντρώνεται όταν βρίσκεται στο γραφείο, ώστε οι άδειες θέσεις να μοιράζονται αντί να μαζεύονται σε μια νεκρή άκρη του ορόφου. Το σύστημα κρατήσεων πρέπει να ευνοεί το να κάθονται οι συνάδελφοι μαζί, όχι να το δυσκολεύει. Ο εξοπλισμός κάθε γραφείου – οθόνη, βάση σύνδεσης, φόρτιση – πρέπει να είναι ίδιος σε ολόκληρο τον όροφο, ώστε κανείς να μην ψάχνει την καλύτερη θέση. Τα προσωπικά ντουλαπάκια της γειτονιάς κάνουν ένα κοινόχρηστο γραφείο μέρος στο οποίο έρχεται κανείς από το σπίτι χωρίς αίσθηση προσωρινότητας. Και αξίζει οι μέρες γραφείου των ομάδων να οριστούν έτσι ώστε η πληρότητα να μοιράζεται στην εβδομάδα και όχι να συγκεντρώνεται στη μέση.
Πώς εξασφαλίζεται ησυχία στον ανοιχτό χώρο χωρίς κανονισμό που κανείς δεν εφαρμόζει;
Αφήνοντας τη διαμόρφωση να κάνει τη δουλειά. Οι κανόνες για το να μιλάνε χαμηλόφωνα και να βγαίνουν έξω με το τηλέφωνο λειτουργούν λίγες εβδομάδες και μετά εξαφανίζονται, γιατί κανείς δεν θέλει να κάνει παρατήρηση στον συνάδελφο του διπλανού γραφείου. Ο χώρος πρέπει να κάνει τη σωστή συμπεριφορά την ευκολότερη: ένας τηλεφωνικός θάλαμος σε είκοσι βήματα κάνει πιο απλό το να πάει κανείς εκεί παρά να μείνει καθιστός, ένα τραπέζι συζήτησης στην άκρη της ζώνης κάνει φυσικό το σήκωμα όταν η κουβέντα ξεπερνά τα δύο λεπτά, οι θέσεις συγκέντρωσης, οι πιο μακρινές από τους διαδρόμους και τη μηχανή καφέ, προστατεύονται από την απόσταση και τα ντουλάπια, όχι από ταμπέλες. Προσθέστε μαλακές επιφάνειες εκεί όπου μιλάνε και μια οροφή που δεν επιστρέφει τον ήχο. Όταν η διαμόρφωση είναι σωστή, η ησυχία έρχεται μόνη της, και οι λίγοι που εξακολουθούν να μιλάνε δυνατά ακούγονται από όλους τους άλλους – κάτι που στην Ελλάδα λειτουργεί καλύτερα από κάθε κανονισμό.
Ποιον ρόλο παίζουν τα ντουλάπια σε έναν ανοιχτό χώρο πέρα από το να κρύβουν πράγματα;
Είναι το σημαντικότερο διαχωριστικό στοιχείο του χώρου και επιλέγονται πολύ συχνά τελευταία. Ράφια και ντουλάπια στο ύψος του γοφού ή λίγο ψηλότερα χωρίζουν το δάπεδο σε ζώνες χωρίς να κόβουν το φως, διακόπτουν την ελεύθερη διάδοση του ήχου στον χώρο και δίνουν σε κάθε ομάδα μια άκρη να ακουμπήσει. Σωστά τοποθετημένα, λειτουργούν ταυτόχρονα ως όριο μεταξύ διαδρόμου και θέσης, ώστε κανείς να μην έχει κίνηση πίσω από την πλάτη του. Σε έναν ανοιχτό χώρο με κοινόχρηστα γραφεία, τα ντουλαπάκια αναλαμβάνουν τη λειτουργία που είχε το προσωπικό γραφείο: το μέρος για το σακάκι, την τσάντα και τα χαρτιά, που κάνει το hot desking υποφερτό. Επιλεγμένα με ηχοαπορροφητική πλάτη και ύψος ανάλογο με την ανάγκη ησυχίας της ζώνης, λύνουν τρία προβλήματα μονομιάς. Επιλεγμένα ως τυχαία ντουλάπια κολλημένα στον τοίχο, δεν λύνουν κανένα. Αξίζει επίσης να επιλέγεται αποθήκευση που μετακινείται και αναδιατάσσεται: ένας ανοιχτός χώρος ξανασχεδιάζεται κάθε τρία χρόνια, και η αποθήκευση που τον ακολουθεί είναι πραγματική οικονομία.
Πώς σχεδιάζονται ο φωτισμός και η σκίαση σε κτίριο με γυάλινη πρόσοψη στην Αθήνα;
Ως ξεχωριστό κεφάλαιο της μελέτης, όχι ως μια γραμμή στην ηλεκτρολογική. Η γυάλινη πρόσοψη δίνει δύο αντίθετα προβλήματα: από τον Μάιο έως τον Οκτώβριο υπερβολικό ήλιο και θερμότητα δίπλα στο παράθυρο, με τις θέσεις της πρόσοψης άδειες από τις έντεκα έως τις τέσσερις, και τον χειμώνα χαμηλό ήλιο που αντανακλάται στις οθόνες. Οι εξωτερικές περσίδες ή οι εσωτερικές με υψηλή ανακλαστικότητα, ελεγχόμενες ανά ζώνη, σώζουν τις θέσεις της πρόσοψης το καλοκαίρι και μειώνουν το φορτίο του κλιματισμού. Ο φωτισμός πρέπει να λειτουργεί σε επίπεδα: γενικός χωρίς θάμβωση, εργασίας ρυθμιζόμενος σε κάθε θέση, θερμότερος στις κοινωνικές ζώνες για βάθος. Οι οθόνες τοποθετούνται κάθετα στα παράθυρα. Οι θέσεις συγκέντρωσης μπαίνουν στην πρόσοψη, όπου υπάρχει φυσικό φως, οι αίθουσες και οι βοηθητικές λειτουργίες στο εσωτερικό. Το σχέδιο φωτισμού και σκίασης δοκιμάζεται ένα απόγευμα Ιουλίου, όχι τη μέρα της επίσκεψης τον Απρίλιο.
Τι σημαίνει ο ξηρός αέρας του κλιματισμού για την επιλογή των επίπλων;
Περισσότερα από όσα λέει ο κατάλογος. Στα ελληνικά κτίρια γραφείων το κλιματιστικό λειτουργεί από τον Μάιο έως τον Οκτώβριο και η θέρμανση τον χειμώνα, και η σχετική υγρασία ταλαντεύεται ανάμεσα σε άκρα στα οποία το μασίφ ξύλο συρρικνώνεται, ο κακώς στηριγμένος καπλαμάς δουλεύει και οι κολλημένες ενώσεις δοκιμάζονται. Ένα έπιπλο που δεν κατασκευάστηκε για αυτόν τον κύκλο το δείχνει μέσα σε λίγα χρόνια: ανοιχτοί αρμοί, στραβωμένες πόρτες, ξεκολλημένα σόκορα. Στην αγορά αυτό μεταφράζεται σε τρεις απαιτήσεις: κατασκευές με καπλαμά και στις δύο όψεις της πλάκας και σταθερά υλικά πυρήνα, τεκμηριωμένες δοκιμές και κατηγορίες εκπομπών γραπτώς από τον κατασκευαστή πριν από την παραγγελία, και εγγύηση που καλύπτει τη συμπεριφορά της κατασκευής σε κλιματιζόμενο κτίριο και όχι μόνο τα κατασκευαστικά ελαττώματα. Οι Ιταλοί κατασκευαστές της ανώτερης κατηγορίας προμηθεύουν την Ελλάδα εδώ και δεκαετίες, η διαφορά από τη φθηνή εισαγωγή δεν φαίνεται τον πρώτο χρόνο, φαίνεται τον πέμπτο, σε κάθε γραφείο.
Πώς σχεδιάζεται ένας ανοιχτός χώρος σε πέντε βήματα: από τις μορφές εργασίας μέχρι την πιλοτική ζώνη
Για διαχειριστές κτιρίων, αρχιτέκτονες, τεχνικούς ασφαλείας και εκπροσώπους των εργαζομένων που διαμορφώνουν ή αναδιοργανώνουν έναν ανοιχτό χώρο. Πέντε βήματα που βάζουν την ησυχία πρώτη και τα γραφεία τελευταία, και εμπλέκουν τους ανθρώπους από την πρώτη συνάντηση και όχι στην παραλαβή.
Χαρτογραφήστε τις μορφές εργασίας ανά ομάδα, όχι τον αριθμό των γραφείων
Ζητήστε από κάθε ομάδα να περιγράψει μια τυπική εβδομάδα σε ώρες: συγκεντρωμένη εργασία, τηλέφωνο και τηλεδιασκέψεις, συνεργασία μπροστά σε οθόνη, σύντομες συνεννοήσεις, επαφή με πελάτες. Αθροίστε ανά ζώνη, όχι ανά τμήμα. Αυτός ο χάρτης – όχι το οργανόγραμμα ούτε τα τετραγωνικά – καθορίζει πόσες θέσεις συγκέντρωσης, τραπέζια ομάδας, τηλεφωνικούς θαλάμους και μικρές αίθουσες χρειάζεται ο ανοιχτός χώρος. Μια κάτοψη που ξεκινά από τον αριθμό των γραφείων βελτιστοποιεί την πληρότητα, μια που ξεκινά από τις μορφές εργασίας βελτιστοποιεί την εργασία. Εμπλέξτε τον τεχνικό ασφαλείας και τους εκπροσώπους των εργαζομένων ήδη από αυτή τη συνάντηση: γλιτώνει έναν γύρο αργότερα και κάνει τη λύση κοινή.
Σχεδιάστε τις ζώνες με βάση την κίνηση, τον ήχο και το φως πριν σχεδιάσει κανείς έπιπλα
Σημειώστε πρώτα τις σταθερές πηγές θορύβου: είσοδος, κουζίνα, εκτυπωτές, πόρτες αιθουσών, γκαρνταρόμπα. Οι ζώνες συγκέντρωσης μπαίνουν όσο πιο μακριά γίνεται από αυτές και όσο πιο κοντά στην πρόσοψη, όπου υπάρχει φυσικό φως, οι ζώνες συνεργασίας κοντά στους κοινόχρηστους χώρους, οι διάδρομοι περνούν έτσι ώστε καμία θέση να μην έχει κίνηση πίσω της. Εισαγάγετε μικρούς κλειστούς χώρους – τηλεφωνικούς θαλάμους, δωμάτια δύο ατόμων – ώστε καμία θέση να μην απέχει πάνω από είκοσι βήματα από έναν από αυτούς. Τοποθετήστε τις οθόνες κάθετα στα παράθυρα και, με γυάλινη πρόσοψη, σχεδιάστε τη σκίαση για το καλοκαίρι. Αυτό το σχέδιο είναι η πραγματική μελέτη του ανοιχτού χώρου, τα έπιπλα είναι μόνο η εκτέλεσή της.
Χτίστε τα όρια των ζωνών από ντουλάπια και μαλακές επιφάνειες
Επιλέξτε τα ντουλάπια ως διαχωριστικά: ράφια και ντουλαπάκια στο ύψος που απαιτεί η ζώνη, με ηχοαπορροφητική πλάτη, τοποθετημένα ανάμεσα σε διάδρομο και θέση και ανάμεσα σε ζώνες. Βάλτε ηχοαπορροφητικές επιφάνειες εκεί όπου μιλάνε – στα τραπέζια ομάδας, δίπλα στον καφέ, κατά μήκος των διαδρόμων – και όχι μόνο στην οροφή πάνω από τις θέσεις συγκέντρωσης, όπου σπάνια μιλάει κανείς. Ηχοαπορροφητικό δάπεδο στους διαδρόμους απορροφά τα βήματα. Ζητήστε τεκμηριωμένους συντελεστές απορρόφησης για ό,τι πωλείται ως ακουστικό και δώστε προτεραιότητα στις επιφάνειες που είναι πιο κοντά στο στόμα και όχι πιο μακριά: ένα πάνελ δίπλα στο τραπέζι της ομάδας αποδίδει περισσότερο από τρία στην οροφή πάνω από ήσυχες θέσεις.
Τυποποιήστε τη θέση εργασίας και κάντε το κοινόχρηστο γραφείο υποφερτό
Ορίστε ένα ενιαίο πρότυπο γραφείου, καρέκλας, οθόνης, βάσης σύνδεσης και φόρτισης, ίδιο σε ολόκληρο τον όροφο, ώστε κανείς να μην ψάχνει την καλύτερη θέση και η τεχνολογία να συντηρείται ως ένα σύστημα. Το ρυθμιζόμενο σε ύψος γραφείο είναι δεδομένο, ξοδέψτε τον προϋπολογισμό στην καρέκλα που πρέπει να αντέξει ολόκληρη τη μέρα και στην όδευση καλωδίων που ανεβοκατεβαίνει με την επιφάνεια. Δώστε σε κάθε γειτονιά προσωπικά ντουλαπάκια και ένα μικρό σημείο συνάντησης, ώστε η ομάδα να συγκεντρώνεται όταν είναι στο γραφείο και οι άδειες θέσεις να απλώνονται τις ήσυχες μέρες. Το σύστημα κρατήσεων πρέπει να ευνοεί το να κάθονται οι συνάδελφοι μαζί, όχι το αντίθετο.
Στήστε μία πιλοτική ζώνη και αφήστε τους χρήστες να αποφασίσουν τα υπόλοιπα
Εξοπλίστε μία πλήρη ζώνη για μία ομάδα για τέσσερις έως έξι εβδομάδες: θέσεις, ντουλάπια, πάνελ, τηλεφωνικό θάλαμο, τραπέζι ομάδας. Μετρήστε στη συνέχεια δύο πράγματα: την ησυχία που βιώνεται, με ένα σύντομο ανώνυμο ερωτηματολόγιο, και τις πραγματικές αλλαγές που έκανε η ομάδα – μετακινημένα ντουλάπια, καρέκλες τραβηγμένες αλλού, θαλάμους που δεν χρησιμοποιεί κανείς. Διορθώστε το σχέδιο με βάση αυτές τις παρατηρήσεις πριν το επαναλάβετε σε ολόκληρο τον όροφο. Μια πιλοτική ζώνη κοστίζει μια γωνιά του ανοιχτού χώρου, ένα λάθος αντιγραμμένο σε τρεις ορόφους κοστίζει μια ανακαίνιση και έναν χρόνο δυσαρέσκειας που καμία εταιρική εκδήλωση δεν αντισταθμίζει.