Υποδοχή και είσοδος: φιλοξενία στα πρώτα τριάντα δευτερόλεπτα
Πάγκος, χώρος αναμονής, γκαρνταρόμπα και η διαδρομή προς τα μέσα σχεδιασμένα ως μία εμπειρία – με προσβασιμότητα, με τον καφέ που προσφέρεται πριν από τη συνάντηση και με τον ήλιο που μπαίνει από την είσοδο.
Στην Ελλάδα η φιλοξενία δεν είναι σλόγκαν, είναι συνήθεια, και η υποδοχή μιας εταιρείας είναι το πρώτο μέρος όπου φαίνεται. Ο επισκέπτης χαιρετιέται, συνοδεύεται, του προσφέρεται καφές ή νερό πριν αρχίσει η συνάντηση – μια χειρονομία που ένας πελάτης από τη βόρεια Ευρώπη θυμάται περισσότερο από οποιαδήποτε διακόσμηση. Ταυτόχρονα, πολλές εταιρείες αντικατέστησαν την υπάλληλο υποδοχής με μια οθόνη καταχώρισης, και αυτό δεν είναι πρόβλημα όταν ο χώρος σχεδιάστηκε για να λειτουργεί έτσι, και είναι σοβαρό πρόβλημα όταν η οθόνη στέκεται δίπλα σε έναν άδειο πάγκο και ο επισκέπτης δεν ξέρει αν θα έρθει κανείς. Σε ένα κτίριο γραφείων της Αθήνας ο επισκέπτης περνά πρώτα από την υποδοχή του κτιρίου, με κάρτα και μπάρες, και μετά από την υποδοχή της εταιρείας στον όροφο – και είναι η δεύτερη που μετράει, και εκείνη που πιο συχνά ξεχνιέται, επειδή θεωρείται ότι το κτίριο τακτοποίησε το θέμα.
Η ζώνη εισόδου είναι το μόνο μέρος του γραφείου που βλέπουν όλοι οι πελάτες, οι υποψήφιοι και οι συνεργάτες, και συχνά το μόνο που θυμούνται. Σχεδιάζεται επομένως ως ακολουθία: η πόρτα και το πρώτο βλέμμα, ο πάγκος ή η οθόνη καταχώρισης, η αναμονή με θέα προς την πόρτα από την οποία ο επισκέπτης θα παραληφθεί, η γκαρνταρόμπα για το παλτό του χειμώνα και την τσάντα, και η διαδρομή προς το εσωτερικό. Το φως πρέπει να είναι φιλόξενο τον Δεκέμβριο και να μη θαμπώνει τον Ιούλιο, όταν ο ήλιος μπαίνει από τη γυάλινη είσοδο. Η ακουστική πρέπει να επιτρέπει να πει κανείς το όνομά του χωρίς να υψώσει τη φωνή. Η προσβασιμότητα δεν είναι προσθήκη: ο οικοδομικός κανονισμός την απαιτεί στα κτίρια γραφείων, και όταν λύνεται με την ίδια ποιότητα με τα υπόλοιπα κάνει την είσοδο καλύτερη για όλους.
Η La Mercanti εξοπλίζει υποδοχές και ζώνες εισόδου με ιταλικούς πάγκους, έπιπλα αναμονής και λύσεις γκαρνταρόμπας, επιλεγμένα σε σχέση μεταξύ τους και με τον τρόπο που πραγματικά φτάνουν οι επισκέπτες σας. Πείτε μας ποιος έρχεται, πόσοι την ημέρα και αν η υποδοχή έχει προσωπικό – σχεδιάζουμε μια είσοδο που λειτουργεί και στις δύο περιπτώσεις.
Έμπνευση
Συχνές Ερωτήσεις
Χρειάζεται η υποδοχή του ορόφου υπάλληλο, αφού το κτίριο έχει ήδη υποδοχή με μπάρες;
Η υποδοχή του κτιρίου ελέγχει την κάρτα, η υποδοχή της εταιρείας καλωσορίζει. Είναι δύο διαφορετικές λειτουργίες και η δεύτερη δεν εξαφανίζεται επειδή υπάρχει η πρώτη. Το αν χρειάζεται άνθρωπος εξαρτάται από το ποιοι και πόσοι έρχονται. Μια εταιρεία με είκοσι επισκέπτες την ημέρα, κυρίως γνωστούς συνεργάτες, τα καταφέρνει με αυτόματη καταχώριση, έναν σαφή χώρο αναμονής και έναν συνάδελφο που έρχεται να παραλάβει τον επισκέπτη. Μια εταιρεία που δέχεται υποψηφίους, πελάτες σε πρώτη επίσκεψη και παραδόσεις κερδίζει ακόμη περισσότερο από έναν άνθρωπο τις ώρες αιχμής – στην Ελλάδα το να σε υποδέχεται κάποιος στην πόρτα είναι ακόμη το αναμενόμενο, και η απουσία του γίνεται αντιληπτή. Η διαμόρφωση πρέπει πάντως να λειτουργεί χωρίς υπάλληλο σε κάθε περίπτωση: οθόνη καταχώρισης ορατή από την πόρτα, αναμονή όπου ο επισκέπτης είναι ορατός σε όποιον τον παραλαμβάνει και δεν κάθεται στο ρεύμα του κλιματιστικού, γκαρνταρόμπα που δεν χρειάζεται οδηγίες. Το συχνότερο λάθος είναι η μισή λύση: ένας πάγκος άδειος το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας, μπροστά στον οποίο ο επισκέπτης περιμένει χωρίς να ξέρει αν θα έρθει κανείς.
Πώς συνδυάζεται ο έλεγχος πρόσβασης και η καταχώριση επισκεπτών με την αίσθηση της φιλοξενίας;
Αφήνοντας την ασφάλεια να είναι ορατή στη συμπεριφορά και αόρατη στη διαμόρφωση. Ο επισκέπτης έχει ήδη περάσει από μπάρες κάτω και συχνά από αναγνώστη κάρτας στον όροφο πριν του πει κανείς καλημέρα, και αυτό δεν χρειάζεται να μοιάζει με σύνορο. Η οθόνη καταχώρισης τοποθετείται εκεί όπου πέφτει το βλέμμα από την πόρτα, με ένα μήνυμα που καλωσορίζει πριν ζητήσει όνομα, ο αναγνώστης μπαίνει στη διαδρομή προς τα μέσα και όχι ως εμπόδιο στη μέση του χώρου, και ο οικοδεσπότης λαμβάνει ειδοποίηση στο κινητό, ώστε ο επισκέπτης να μην περιμένει. Η προστασία δεδομένων είναι μέρος της διαμόρφωσης: λίστες επισκεπτών σε χαρτί, οθόνες που δείχνουν προηγούμενους επισκέπτες και χαρτάκια με τον κωδικό του Wi-Fi στον πάγκο δεν έχουν θέση σε μια υποδοχή – ένας υποψήφιος από ανταγωνιστική εταιρεία τα προσέχει πρώτος. Μια οθόνη στραμμένη μακριά από την αναμονή λύνει περισσότερα από κάθε κανονισμό. Ο καλά σχεδιασμένος έλεγχος πρόσβασης διαβάζεται ως τάξη, ο εκ των υστέρων προστιθέμενος ως καχυποψία.
Πώς τακτοποιούνται τα παλτά, οι τσάντες και οι ομπρέλες τον χειμώνα χωρίς η υποδοχή να μοιάζει με βεστιάριο;
Σχεδιάζοντας τη γκαρνταρόμπα ως μέρος του χώρου από την αρχή, όχι βάζοντας έναν καλόγερο αργότερα. Τον Δεκέμβριο και τον Ιανουάριο ο επισκέπτης φτάνει με παλτό, με τσάντα, με ομπρέλα που στάζει από την αθηναϊκή μπόρα, και συχνά με βαλίτσα γιατί μετά τη συνάντηση έχει πτήση για τη Θεσσαλονίκη. Ό,τι πρέπει να αφήσει πιάνει περισσότερο χώρο από όσο προβλέπουν τα περισσότερα σχέδια. Μια γκαρνταρόμπα με κλειστά ντουλαπάκια ή ένας εντοιχισμένος καλόγερος με ράφι, δίπλα στην καταχώριση αλλά έξω από το πρώτο βλέμμα της πόρτας, λύνει το πρόβλημα. Το δάπεδο σε αυτή τη ζώνη πρέπει να αντέχει νερό και να καθαρίζεται εύκολα πολλές φορές την ημέρα, και ένα χαλάκι που στεγνώνει πραγματικά τα παπούτσια μπαίνει μέσα από την πόρτα. Ένας μικρός κλειδωμένος χώρος για βαλίτσες γλιτώνει τον επισκέπτη από το να μπει με τη βαλίτσα στην αίθουσα συμβουλίου. Οι λεπτομέρειες – ένα άγκιστρο στο σωστό ύψος, μια θέση για την ομπρέλα που στάζει, ένα κάθισμα – καθορίζουν αν ο επισκέπτης μπαίνει στη συνάντηση στεγνός και ήρεμος.
Πού τοποθετείται ο χώρος αναμονής ώστε ο επισκέπτης να μην είναι ούτε σε βιτρίνα ούτε σε γωνιά χωρίς θέα;
Ελαφρώς μετατοπισμένος από την πόρτα, με την πλάτη σε τοίχο ή σε ψηλή βιβλιοθήκη, με θέα προς τη διαδρομή από την οποία θα έρθει ο οικοδεσπότης, και με ένα μικρό τραπέζι για τον καφέ και το φορητό. Ένας χώρος αναμονής ακριβώς μπροστά στον πάγκο, από όπου περνούν όλοι όσοι μπαίνουν, κάνει τον επισκέπτη μέρος της έκθεσης. Ένας χώρος αναμονής σε γωνιά χωρίς θέα τον κάνει να σηκώνεται σε κάθε πόρτα που ανοίγει. Δύο έως τέσσερις άνετες, όχι πολύ χαμηλές πολυθρόνες λειτουργούν καλύτερα από έναν καναπέ, που ο επισκέπτης με κοστούμι αποφεύγει. Το φως πάνω από την αναμονή πρέπει να είναι θερμότερο από αυτό πάνω από τον πάγκο, και ένα ηχοαπορροφητικό πάνελ πίσω από τις πολυθρόνες επιτρέπει σε δύο επισκέπτες να μιλούν χωρίς να τους ακούει όλη η υποδοχή. Και ο καφές: προσφερόμενος στην αναμονή, όχι μόνο στην αίθουσα, είναι στην Ελλάδα η χειρονομία που θυμάται ο επισκέπτης – αξίζει επομένως η μηχανή ή ο δίσκος με το νερό να βρίσκεται κοντά στην υποδοχή, όχι στην κουζίνα στο βάθος του διαδρόμου.
Πώς η υποδοχή ανήκει στην εταιρεία αντί να μοιάζει με λόμπι ξενοδοχείου;
Επαναχρησιμοποιώντας τα ίδια τα υλικά της εταιρείας και αφήνοντας τον πάγκο να είναι η μόνη πραγματική χειρονομία του χώρου. Οι εταιρείες που διαμορφώνουν την υποδοχή σαν εκθεσιακό χώρο με μάρμαρο, ορείχαλκο και έμμεσο φως ανακαλύπτουν συχνά ότι ο επισκέπτης μπερδεύεται όταν η πόρτα προς τον ανοιχτό χώρο ανοίγει σε κάτι εντελώς διαφορετικό. Τουλάχιστον ένα υλικό και ένα χρώμα πρέπει να επαναλαμβάνονται από τον ανοιχτό χώρο και τις αίθουσες, ώστε η υποδοχή να διαβάζεται ως αρχή της εταιρείας και όχι ως νοικιασμένο λόμπι. Ο πάγκος – ή η επιφάνεια όπου βρίσκεται η οθόνη καταχώρισης – μπορεί τότε να είναι το μόνο σημείο όπου επενδύθηκε ένα έντονο υλικό και μια καθαρή μορφή. Το λογότυπο δεν χρειάζεται να είναι μεγάλο, χρειάζεται να βρίσκεται εκεί όπου πέφτει το βλέμμα από την πόρτα και να φωτίζεται ώστε να φαίνεται και όταν ο ήλιος μπαίνει από τη γυάλινη είσοδο. Μια υποδοχή στα υλικά της εταιρείας έχει και ένα πρακτικό πλεονέκτημα: δεν χρειάζεται να ξαναγίνει όταν ο υπόλοιπος όροφος ξανασχεδιαστεί.
Γιατί η ακουστική της υποδοχής μετράει τόσο πολύ, και γιατί ξεχνιέται τόσο συχνά;
Γιατί καθορίζει αν ο επισκέπτης μπορεί να πει το όνομά του χωρίς να υψώσει τη φωνή και αν η υπάλληλος υποδοχής μπορεί να απαντήσει στο τηλέφωνο χωρίς να ακούει η αναμονή ολόκληρη τη συνομιλία. Οι υποδοχές είναι συνήθως χώροι με σκληρές επιφάνειες – γυαλί, μάρμαρο, γυψοσανίδα – με μια πόρτα που βγάζει στο χολ των ανελκυστήρων, και έχουν αντήχηση που κουράζει ακόμη και σε μια σύντομη συνομιλία. Ξεχνιέται γιατί ο χώρος επισκέπτεται άδειος και σιωπηλός. Λύνεται με ηχοαπορροφητικό υλικό στην οροφή και σε τουλάχιστον έναν τοίχο, με δάπεδο στη ζώνη αναμονής που απορροφά τα βήματα, με ταπετσαρισμένα έπιπλα και με τοποθέτηση του πάγκου τέτοια ώστε η συνομιλία να μη φτάνει απευθείας στον ανοιχτό χώρο πίσω του. Μια υποδοχή όπου μπορεί κανείς να μιλήσει χαμηλόφωνα διαβάζεται ως ήρεμη και επαγγελματική, μια υποδοχή όπου ακούγονται όλα διαβάζεται ως νευρική, όσο όμορφη κι αν είναι.
Πώς σχεδιάζεται η υποδοχή σε πέντε βήματα: από την άφιξη του επισκέπτη μέχρι τον πρώτο καφέ
Για υπεύθυνους γραφείου, διαχειριστές κτιρίων και αρχιτέκτονες που διαμορφώνουν ή ανακαινίζουν τη ζώνη εισόδου. Πέντε βήματα που ακολουθούν τον επισκέπτη από τις μπάρες του ισογείου μέχρι την αίθουσα συναντήσεων και αποφασίζουν προσωπικό, καταχώριση, προσβασιμότητα, γκαρνταρόμπα, αναμονή και φως πριν επιλεγεί ο πάγκος.
Διανύστε τη διαδρομή του επισκέπτη μέχρι την εταιρεία με ένα σημειωματάριο
Ξεκινήστε από το χολ του κτιρίου και μπείτε σαν επισκέπτης που έρχεται για πρώτη φορά, με βροχή, με τσάντα και βαλίτσα. Σημειώστε κάθε σημείο όπου προκύπτει αμφιβολία: πού πηγαίνω, πού αφήνω το παλτό, σε ποιον λέω το όνομά μου, πού περιμένω, από πού θα με παραλάβουν. Επαναλάβετε τη διαδρομή με αναπηρικό αμαξίδιο και ως κούριερ με δέμα. Αυτά τα σημεία είναι η λίστα εργασιών της διαμόρφωσης. Μετρήστε ταυτόχρονα τους επισκέπτες μιας τυπικής εβδομάδας και χωρίστε τους σε κατηγορίες – πελάτες, υποψήφιοι, συνεργάτες, παραδόσεις – γιατί οι αριθμοί αποφασίζουν αν η υποδοχή χρειάζεται προσωπικό και ποιες ώρες.
Αποφασίστε για το προσωπικό και τοποθετήστε την καταχώριση εκεί όπου πέφτει το βλέμμα
Επιλέξτε ανάμεσα σε υποδοχή με προσωπικό, με μερικό προσωπικό και αυτόματη με βάση τους αριθμούς του πρώτου βήματος, και διαμορφώστε τον χώρο ώστε να λειτουργεί χωρίς άνθρωπο όποια κι αν είναι η επιλογή. Η οθόνη καταχώρισης ή ο πάγκος μπαίνουν στο πρώτο βλέμμα από την πόρτα, όχι στο πλάι, η αναμονή μετατοπισμένη, με θέα προς την πόρτα από την οποία παραλαμβάνονται οι επισκέπτες. Βεβαιωθείτε ότι η διαδρομή από την πόρτα προς την καταχώριση δεν διασταυρώνεται με τη διαδρομή από την καταχώριση προς την αναμονή. Στρέψτε την οθόνη μακριά από την αναμονή, ώστε τα στοιχεία άλλων να μη φαίνονται. Με υπάλληλο υποδοχής, αυτή πρέπει να βλέπει την πόρτα χωρίς να γυρίζει και να έχει πίσω από τον πάγκο μια ζώνη όπου ο επισκέπτης δεν κοιτάζει.
Λύστε τη γκαρνταρόμπα, τον ήλιο και την προσβασιμότητα στο σχέδιο, όχι στη λίστα ελέγχου
Τοποθετήστε τη γκαρνταρόμπα δίπλα στην καταχώριση, έξω από το πρώτο βλέμμα, με χώρο για παλτά, τσάντες, ομπρέλες και βαλίτσες μιας τυπικής εβδομάδας του χειμώνα, και επιλέξτε κλειστά ντουλαπάκια αν οι επισκέπτες αφήνουν πράγματα σε μακρές συναντήσεις. Βάλτε σε ολόκληρη τη ζώνη εισόδου δάπεδο που αντέχει νερό και συχνό καθάρισμα, ένα χαλάκι μέσα από την πόρτα που στεγνώνει πραγματικά τα παπούτσια και σκίαση στη γυάλινη είσοδο για τα μεσημέρια του καλοκαιριού. Σχεδιάστε πέρασμα χωρίς σκαλοπάτι, χώρο ελιγμών για αμαξίδιο, ένα χαμηλωμένο τμήμα του πάγκου από το ίδιο υλικό και θέση για αμαξίδιο δίπλα στις πολυθρόνες – είναι υποχρέωση, αλλά και φιλοξενία.
Επιλέξτε πάγκο, έπιπλα αναμονής και φως ως σύνολο, στα υλικά της εταιρείας
Αφήστε τον πάγκο ή την επιφάνεια καταχώρισης να είναι η μόνη έντονη χειρονομία του χώρου, από υλικό που αντέχει το καθημερινό άγγιγμα και το καθάρισμα. Επιλέξτε πολυθρόνες αναμονής με ύψος καθίσματος από το οποίο ο επισκέπτης με κοστούμι σηκώνεται άνετα, και ένα μικρό τραπέζι για τον καφέ και το φορητό. Επαναλάβετε τουλάχιστον ένα υλικό και ένα χρώμα από τον ανοιχτό χώρο, ώστε η υποδοχή να ξεκινά την εταιρεία. Σχεδιάστε το φως σε δύο επίπεδα: ένα γενικό, φιλόξενο τον Δεκέμβριο, και ένα θερμότερο πάνω από την αναμονή, φωτίστε το λογότυπο χωριστά. Δώστε ακουστική επεξεργασία στην οροφή και σε έναν τοίχο και προβλέψτε τον καφέ και το νερό κοντά στην υποδοχή.
Δοκιμάστε την άφιξη με τρεις πραγματικούς επισκέπτες πριν δώσετε την υποδοχή σε χρήση
Καλέστε τρία άτομα που δεν έχουν έρθει ποτέ στο γραφείο σε μια συνηθισμένη συνάντηση στις οκτώ ένα πρωινό του Δεκεμβρίου και ακολουθήστε τα από το χολ του κτιρίου χωρίς να βοηθήσετε. Σημειώστε πού δίστασαν, πού άφησαν το παλτό, αν βρήκαν την αναμονή και αν είδαν από πού θα τους παραλάβουν. Διορθώστε τα τρία μεγαλύτερα σημεία δισταγμού πριν η υποδοχή λειτουργήσει στα σοβαρά. Συμφωνήστε ταυτόχρονα ποιος κρατά τη ζώνη εισόδου τακτοποιημένη κατά τη διάρκεια της ημέρας, γιατί μια υποδοχή μοιάζει με το τελευταίο καθάρισμα, όχι με το σχέδιο – και ο επισκέπτης που έρχεται στις τέσσερις κρίνει την εταιρεία από ό,τι βλέπει στις τέσσερις.